Asistente de oficina
FORT MYERS
Asistente de oficina
Tiempo completo • FORT MYERS
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Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Asistente de oficina y coordinador de operaciones empresariales
RG Arquitectos | Fort Myers, FL | A tiempo completo
Acerca de RG Architects
RG Architects es una firma de arquitectura en crecimiento dedicada a crear soluciones de diseño innovadoras y ofrecer un servicio excepcional a nuestros clientes. Buscamos a un profesional altamente organizado y detallista que apoye nuestras funciones administrativas, operativas y relacionadas con los proyectos.
Este puesto es ideal para alguien que disfruta de diversas responsabilidades y prospera en un entorno profesional colaborativo y dinámico.
Resumen del puesto
El Asistente de Oficina y Coordinador de Operaciones Empresariales proporciona apoyo administrativo, de proyectos y operativo para garantizar el funcionamiento eficiente del día a día de la empresa. Las responsabilidades incluyen la administración de contratos, coordinación de consultores, seguimiento de licencias y cumplimiento, gestión de oficina y apoyo general al negocio.
Responsabilidades
Administración de Contratos y Proyectos
- Preparar, hacer seguimiento y mantener contratos con clientes, acuerdos de consultoría, enmiendas y órdenes de trabajo.
- Ayuda con propuestas, paquetes de cualificación y documentación relacionada con el proyecto.
- Supervisa la ejecución de los contratos y obtén las firmas requeridas.
- Mantener los registros de proyectos, registrar registros y sistemas de archivo digital.
- Apoyar a los gestores de proyectos con tareas administrativas y de control documental.
- Coordinar la documentación de cierre de proyectos y la retención de registros.
Operaciones Empresariales y Cumplimiento
- Haz seguimiento y mantenimiento de licencias de empresas, registros, certificaciones y plazos de renovación.
- Gestionar los Certificados de Seguro (COIs) de consultores y proveedores, así como la documentación de cumplimiento.
- Mantener bases de datos de consultores, proveedores y clientes.
- Ayuda con seguros, licencias y presentaciones regulatorias.
- Apoyar los procesos de incorporación y administración de empleados.
- Mantener los procedimientos de oficina, formularios y documentación operativa.
Administración de Oficinas
- Contesta y dirige llamadas entrantes, correos electrónicos y visitantes.
- Programa reuniones, citas y reservas de salas de reuniones.
- Redacta correspondencia, informes y notas de reuniones.
- Ordenar y mantener suministros de oficina, cocina y operativos.
- Coordina los proveedores de oficina, los servicios de mantenimiento, las entregas y el servicio de limpieza.
- Mantener sistemas organizados de archivo físicos y electrónicos.
- Colaborar con eventos, reuniones y proyectos especiales de la empresa.
Apoyo Administrativo y Financiero
- Ayuda con la facturación, introducción de datos, seguimiento de gastos y gestión de registros.
- Apoyar la presentación de propuestas y actividades de desarrollo empresarial.
- Proporcionar apoyo administrativo a los equipos directivos y de proyecto.
Cualificaciones
- Título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Gestión, Administración de Oficinas o un campo relacionado.
- 3+ años de experiencia en soporte administrativo, gestión de oficinas, coordinación de proyectos o operaciones empresariales.
- Se prefiere experiencia en un despacho de arquitectura, en la industria AEC o en un entorno de servicios profesionales.
- Se prefiere experiencia con contratos, propuestas, órdenes de trabajo, coordinación de consultores, licencias, certificados de seguros o seguimiento de cumplimiento.
- Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, Outlook, Teams y SharePoint.
- Sólidas habilidades organizativas, de comunicación y gestión del tiempo.
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades manteniendo un alto nivel de precisión y profesionalidad.
- Tener experiencia con Deltek Ajera o software similar de gestión de proyectos/contabilidad es un punto a favor.
Requisitos adicionales
- Debe contar con un transporte fiable y un carné de conducir válido con un historial de conducción aceptable.
- Capacidad para viajar localmente según sea necesario para actividades relacionadas con el negocio.
¿Por qué unirse a RG Architects?
- Compensación competitiva
- Tiempo libre remunerado (PTO)
- Oportunidades de Desarrollo Profesional
- Potencial de crecimiento profesional
- Entorno de equipo colaborativo y de apoyo
Solicita hoy mismo
Si eres un profesional proactivo y organizado que busca construir tu carrera en una firma de arquitectura dinámica, te animamos a que te presentes y te conviertas en un miembro valioso del equipo de RG Architects.
Ubicación: Fort Myers, Florida
Horario: Jornada completa, de lunes a viernes
Lugar de trabajo: Presencial
Reportes a: Gerente de Negocios
Horario: Jornada completa, de lunes a viernes
Lugar de trabajo: Presencial
Reportes a: Gerente de Negocios
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
¿Qué hacemos?
RGA ofrece servicios de diseño arquitectónico, planificación y programación de instalaciones para proyectos comerciales, K-12 y de educación superior, hospitalidad, basados en la fe y sin fines de lucro.
RG Architects se fundó con la idea de que el diseño tiene un impacto directo en la vida de las personas: las personas y la función siguen estando en el centro de todo lo que hacemos.
Estamos comprometidos a brindar a nuestros clientes los más altos estándares de servicio y a ofrecer ideas y soluciones de diseño excepcionales. Trabajamos arduamente para satisfacer las necesidades únicas y específicas de cada proyecto, para crear un diseño estéticamente agradable, funcional, sostenible y rentable.
El equipo de RG Architects aporta la experiencia, los procesos, la tecnología y las herramientas necesarias para mantener los proyectos en marcha.
Nuestra historia
Establecida en 2012 con solo tres empleados, nuestros fundadores Charles Gutekunst, Ryan Richards y Javier Salazar utilizaron sus ahorros personales para iniciar el negocio.
El trío amuebló la primera oficina con dos vagones llenos de muebles de Ikea y comenzaron a construir RG Architects PA juntos.
Hemos crecido y nos hemos expandido constantemente a lo largo de los años. En 2019, nos adjudicamos cinco grandes proyectos que aceleraron nuestro crecimiento.
El equipo original de tres personas ha crecido hasta convertirse en un personal diverso de diez empleados a tiempo completo con una variedad de habilidades valiosas, conocimiento de la industria, compromiso con la excelencia profesional y conexiones personales con nuestra comunidad del suroeste de Florida.
Nuestros valores fundamentales
Construyendo relaciones
Creemos en la construcción de relaciones a largo plazo tanto con nuestros clientes como con nuestros colegas para producir los mejores resultados posibles.
Participación de la comunidad
Nos impulsa un profundo deseo de servir y mejorar nuestra comunidad a través de soluciones de diseño innovadoras y sostenibles.
Flexible y receptivo
Nos mantenemos ágiles, flexibles y receptivos para hacer las cosas.
Impacto significativo
Queremos que nuestras soluciones tengan un impacto significativo y positivo en nuestros clientes y sus comunidades, y que sirvan a un propósito significativo todos los días.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
O aplicar aquí.
